Automatización de procesos: El futuro inteligente

Hasta hace poco tiempo, la automatización parecía un privilegio reservado a las grandes empresas, capaces de desplegar una potente infraestructura material y humana para hacerla posible. Pero hoy día cualquier compañía, desde las más pequeñas a las multinacionales, cuentan con un amplio abanico de tecnologías con las que hacer más eficientes sus procesos, adaptarse a nuevos escenarios y mejorar la productividad.

La Inteligencia Artificial

Las posibilidades que ofrecen la Inteligencia Artificial (AI), el Internet de las Cosas (IoT) y las nuevas tecnologías de la información y la comunicación son muy amplias. Entre las tendencias que no requieren un gran coste para las empresas destacan los chatbots, la digitalización, el cloud computing y la automatización robótica de procesos (RPA).

En cuanto a los chatbots y respuestas automáticas, cualquier pyme debe ser consciente de que el comercio electrónico ha crecido de forma exponencial en el último año y, con él, la competencia entre proveedores de productos y servicios. La atención al cliente es, más que nunca, un rasgo diferenciador de cada negocio y el consumidor exige cada vez más una respuesta inmediata y en cualquier momento. La utilización de chatbots (que funcionan gracias a la Inteligencia Artificial) no solo aumenta la productividad –agilizando el proceso de venta- sino que ofrece imagen de una empresa automatizada e innovadora.

La automatización en todas las áreas

Pero la automatización no solo debe enfocarse al cliente externo. Existen multitud de plataformas para dejar atrás contratos, registros, facturas y todo tipo de documentos físicos y transformarlos al formato digital, lo que permite almacenarlos, centralizarlos y trabajar con ellos con la mayor flexibilidad y seguridad. DocuSign, AdobeSign, Viafirma, SignRequest, PandaDoc son solo algunas de las incontables soluciones de firma electrónica disponibles para cualquier bolsillo. Sin olvidar cuentas de almacenamiento en la nube –cloud computing- como Microsoft Azure, DropBox, OneDrive y otros muchos proveedores especializados en softwares de contabilidad online, recursos humanos, finanzas, etc., que permiten acceder a documentos y gestionar desde cualquier lugar.

Un paso más allá es la automatización robótica de procesos (RPA), una evolución del uso de software con IA o aprendizaje automático para gestionar un alto número de tareas repetitivas, como las que ejecutan los departamentos de finanzas. Eliminar procesos manuales permite trabajar con datos de forma más segura, inteligente y eficiente, permitiendo a los trabajadores dedicar su tiempo a otras tareas.

Ventajas de la automatización

Además del aumento de la productividad y la eficiencia, la utilización de estas técnicas de automatización de procesos empresariales aporta grandes ventajas a las pymes. Permite una mejor adaptación a las demandas y fluctuaciones del mercado; optimiza costes laborales; aumenta el retorno de inversión de las estrategias de marketing –automatizando campañas de email marketing y utilizando los análisis automáticos de tendencias del consumidor-; minimiza los errores humanos; facilita el teletrabajo; mejora la colaboración –especialmente a través de las plataformas online y cloud-computing; y aumenta la experiencia del consumidor y del trabajador, entre otras muchas.

Pero la automatización no se consigue de la noche a la mañana. Es necesario escalar poco a poco, comenzando por los procesos más rutinarios, marcando un calendario y siguiendo un orden concreto.

La integración en el sistema de automatización en las pymes ayuda a reducir posibles errores derivados de la intervención manual; reducir tiempos de gestión; y agilizar procesos.

Fuente original: www.asesoresdepymes.com